Sie haben Fragen? Wir haben die Antworten!
Die besten Tageszeiten für eine Zeremonie sind der frühe bis mittlere Vormittag oder der späte Nachmittag bis zum frühen Abend (dann sind Temperatur und Lichtverhältnisse für Fotos im Freien am angenehmsten). Wir gehen jedoch gerne auf Ihre Zeitwünsche ein (je nach Verfügbarkeit).
Die beliebtesten Monate für Hochzeiten in Orlando sind März, April, Oktober und November. Das liegt am angenehmen, weniger feuchten Wetter. In der Regel treten in diesen Monaten keine extremen Wetterereignisse auf.
Unser Resort befindet sich im Herzen des Epcot-Resortgebiets. Daher liegen wir am nächsten zu Epcot und den Hollywood Studios. Wenn Ihre Veranstaltung im Erdgeschoss oder im Freien stattfindet, gibt es zahlreiche Orte, von denen aus Sie das Feuerwerk von Epcot beobachten können, da es sich in unmittelbarer Nähe befindet. Der beste Ort, um alle Themenparks von einem einzigen Standort aus zu sehen, ist unser Ballsaal „The Vue“ auf der Dachterrasseim 15. Stock des „ Swan Reserve “. Für die Buchung dieses Veranstaltungsortes gilt ein Mindestumsatz.
Alle Veranstaltungen im Freien müssen bis 22:00 Uhr beendet sein. Bei Veranstaltungen im „Vue Ballroom“ darf ab 22:00 Uhr kein verstärkter Lärm mehr zu hören sein. Alle Veranstaltungen, die in einem Ballsaal eines unserer Kongresszentren in einem der drei Hotels stattfinden, können über diese Zeit hinaus verlängert werden.
Für Veranstaltungen, die vor 14:00 Uhr sowie in den Monaten Juni, Juli und August stattfinden, bieten wir einen niedrigeren Mindestumsatz für Speisen und Getränke an. Weitere Faktoren sind kurzfristige Verträge oder Anfragen unter der Woche, wobei eine Zusage jedoch nicht garantiert werden kann.
Wir bieten allen Mitarbeitern von „Swan & Dolphin“ und „ Swan Reserve “, den Mitarbeitern von „ Walt Disney World “, aktiven Militärangehörigen sowie Mitarbeitern von Marriott Rabatte auf Speisen und Getränke an (gegen Vorlage eines gültigen Ausweises, der die Beschäftigung bei diesen Unternehmen nachweist).
Wir nehmen Buchungen für Hochzeiten jeder Größe entgegen und bieten Ihnen einen großzügigen Buchungszeitraum für Ihre Veranstaltung. Für unsere Veranstaltungsorte im Innenbereich (Ballsaal und Tagungsraum) können Sie bis zu zwei Jahre im Voraus buchen, für unsere Veranstaltungsorte im Außenbereich bis zu einem Jahr im Voraus . Hinweis: Die Verfügbarkeit hängt von Ihrem Wunschtermin, der Größe Ihrer Veranstaltung und dem bevorzugten Veranstaltungsort ab.
Unser Hochzeitsteam ist in der Lage, auch kurzfristige Catering- und Hochzeitsanfragen zu bearbeiten. Wir bevorzugen jedoch eine Vorankündigung von 3 Wochen für Trauungen und 2 Monaten für Hochzeitsfeiern. Wir bemühen uns nach Kräften, alle kurzfristigen Anfragen zu berücksichtigen. Die Buchung von Mikrohochzeiten und Hochzeitsfeiern richtet sich nach der Größe der Veranstaltung, der Verfügbarkeit unserer Ballsäle und Außenbereiche sowie der Verfügbarkeit der Hochzeits- und Eventteams, die diese Veranstaltungen betreuen. Hinweis: Feiertage und Wochenenden sind Spitzenzeiten für unser Haus und in der Regel lange im Voraus ausgebucht.
Sie müssen kein Gast des Resorts sein, um Ihre kleine Hochzeit, Trauung oder Hochzeitsfeier in einem unserer Hotels auszurichten. Wir befinden uns im Epcot-Resortgebiet und sind nur wenige Gehminuten von den Disney-Hotels „Boardwalk“, „Yacht“ und „Beach“ entfernt. Sie können unser Hotel außerdem bequem mit dem kostenlosen „Friendship“-Boot erreichen, das die Hollywood Studios und Epcot als Abhol- und Abgabestellen anfährt. Darüber hinaus bieten wir einen kostenlosen Shuttlebus-Service von und zu allen vier Themenparks sowie zu Disney Springs an.
Für eine „Micro-Hochzeit“ (mit weniger als 20 Gästen, die ein Jahr im Voraus gebucht wurde) verlangen wir eine nicht rückerstattbare Anzahlung in Höhe von 50 % des Preises des ausgewählten Pakets. Für Trauungen und Hochzeitsfeiern ist bei Vertragsunterzeichnung eine nicht rückerstattbare Anzahlung in Höhe von 25 % der Gebühr für den Trauungsort sowie des Mindestumsatzes für Speisen und Getränke fällig. Ihr Hochzeitsvertrag wird über die Catering-Abteilung mit einem Catering-Vertriebsmanager abgeschlossen.
Im Rahmen Ihres Vertrags stellt das Hotel für eine Veranstaltung im Freien stets einen Ausweichraum im Inneren des Hotels zur Verfügung. Dieser Raum bietet bei schlechtem Wetter Platz für die gesamte Teilnehmerzahl Ihrer Hochzeitsfeier. Zu schlechtem Wetter zählen Regen, extreme Hitze oder Kälte, starker Wind, Blitzeinschläge im Umkreis von 20 Meilen oder andere Unwetterereignisse in der Umgebung.
Das Hotel legt keine Obergrenze für die Anzahl der Hochzeitsgäste fest. Wir bieten Hochzeitspakete für jeden Bedarf, von kleinen Hochzeiten bis hin zu großen Festlichkeiten. Das Hotel verfügt über eine Vielzahl von Veranstaltungsorten im Innen- und Außenbereich auf dem gesamten Gelände, die sich für Veranstaltungen jeder Größe – von 2 bis 1.000 Gästen – eignen.
Eine „Micro-Hochzeit“ oder eine Trauung kann im Hotel gebucht werden, ohne dass eine komplette Hochzeitsfeier gebucht werden muss. Wir bieten Hochzeitspakete für Hochzeiten jeder Größe an. Als Alternative zu einem kompletten Hochzeitsempfang bietet das Hotel in allen unseren hauseigenen Signature-Restaurants die Möglichkeit, einen privaten Speisesaal (PDR) zu nutzen. Diese PDRs bieten Platz für bis zu 100 Gäste, und unsere Restaurants bieten eine Vielzahl von Themen und Küchen, darunter italienische Küche, Meeresfrüchte, Steaks, mexikanische Küche und mediterrane Küche. Dies könnte eine Alternative zur Buchung eines kompletten Hochzeitsempfangspakets sein.
Wir empfehlen Ihnen, entweder einen Tagungsraum über den Catering-Vertriebsleiter, ein Hotelzimmer oder eine Suite in einem unserer drei Hotels über die Reservierungsabteilung zu buchen. Der Tagungsraum kann in jedem unserer drei Hotels reserviert werden. Der Catering-Vertriebsleiter bietet ein „Getting Room“-Menüpaket an. Dieses Paket umfasst die Miete des Tagungsraums sowie Getränke und leichte Snacks den ganzen Tag über für bis zu 10 Gäste. Weitere Gäste können gegen Aufpreis hinzugebucht werden. Der Tagungsraum wird entsprechend der Größe der Hochzeitsgesellschaft ausgewählt und mit Tischen, Stühlen sowie Spiegeln für die Friseur- und Make-up-Teams ausgestattet. Was die Suite betrifft, so stehen die vorhandenen Möbel im Salonbereich zur Verfügung, und Speisen und Getränke können gegen Aufpreis auf zwei Arten bestellt werden: 1. im Voraus beim Catering-Team für einen kompletten Bankettservice oder 2. im Voraus online über unsere „Swan & Dolphin“-App für die Lieferung von Speisen an den von Ihnen gewünschten Tag, zur gewünschten Uhrzeit und an den gewünschten Ort.
Die Parkplätze an allen drei unserer Hotels sind umzäunt, und für das Parken auf dem Gelände wird bei jedem Besuch eine Gebühr erhoben. Das Parken wird von einem externen Dienstleister abgewickelt, und es fallen Gebühren für das Selbstparken am Tag sowie für den Tages- und Übernacht-Parkservice an. Diese Gebühren gelten pro Fahrzeug und können sich jährlich ändern. Die zum Zeitpunkt der Vertragsunterzeichnung geltende Gebühr ist die Gebühr, die für Ihre Veranstaltung gilt. Für Hochzeitsveranstaltungen stehen ermäßigte Parkgebühren und Parkausweise für Lieferanten zur Verfügung; diese werden Ihnen vom Catering-Vertriebsleiter bei der Vertragsunterzeichnung für Ihre Veranstaltung mitgeteilt.
Eintrittskarten und Ermäßigungen für den Besuch der Walt Disney World®-Themenparks und -Attraktionen sind in den Hochzeitspaketen nicht enthalten. Das Brautpaar kann Eintrittskarten entweder im Voraus online oder nach der Ankunft in der Anlage in einem unserer Disney-Souvenirläden in den Lobbys des Swan oder des Dolphin erwerben. Leider bietet „ Walt Disney World “ keine ermäßigten oder kostenlosen Eintrittskarten für Themenparks im Rahmen von Hochzeiten und gesellschaftlichen Veranstaltungen an.
Nach dem Recht des Bundesstaates Florida ist für eine rechtmäßige Eheschließung eine Heiratserlaubnis erforderlich. Die Voraussetzungen für die Erteilung einer Heiratserlaubnis sowie die Gebühren sind auf der Website des „Florida Clerk of Courts“ aufgeführt. Auf dieser Website finden Sie ein Informationsblatt, das Ihnen hilft, die gesetzlichen Anforderungen zu verstehen und häufig gestellte Fragen zu beantworten.
Informationen zum Zimmerkontingent
Für eine Hochzeit können Zimmerkontingente zu Sonderkonditionen vereinbart werden. Um Anspruch auf ein Zimmerkontingent zu haben, müssen Sie an einer der Hauptübernachtungsnächte während Ihres Aufenthalts mindestens 10 Gästezimmer gebucht haben. Der Sonderpreis für die Übernachtungen im Rahmen Ihres Zimmerkontingents wird über die Vertriebsabteilung in einem separaten Vertrag mit einem Group Sales Manager vereinbart.
Um Anspruch auf ein Zimmerkontingent und einen Gruppentarif zu haben, sind mindestens 10 Zimmer an mindestens einer Nacht in der Hochsaison erforderlich.
Erfahrungsgemäß fallen die meisten „Spitzenzeiten“ bei Hochzeiten oder gesellschaftlichen Veranstaltungen auf den Abend vor der eigentlichen Veranstaltung und auf den Abend der Veranstaltung selbst. Je nach Wunsch können einige Zimmerkontingente auch eine Handvoll Zimmer 1–2 Tage vor dem Vorabend sowie 1–2 Nächte nach dem Veranstaltungsabend umfassen. Nachstehend finden Sie ein Beispiel für ein Gruppen-Zimmerkontingent:
- *Beispiel für den Zimmerbedarf pro Nacht*
ii. Zwei Nächte am Veranstaltungstag – 4 Zimmer
iii. Nacht vor der Veranstaltung – 10 Zimmer
iv. Nacht der Veranstaltung – 10 Zimmer
v. Eine Nacht nach dem eigentlichen Veranstaltungstag – 3 Zimmer
vi. Zwei Nächte nach dem eigentlichen Veranstaltungstag – Alle Gäste haben nun abgereist
Das Resort kann vor dem Eingang des unterzeichneten Vertrags (Vereinbarung) keine Zimmerkontingente für Gruppen garantieren. Sobald der Bedarf an Übernachtungen vorliegt, prüft das Vertriebsteam die Zimmerverfügbarkeit in allen drei Hotels ( Walt Disney World , Swan, Dolphin und Swan Reserve) und unterbreitet Ihnen alle verfügbaren Gruppentarifoptionen zur Auswahl. Zimmer werden ohne einen unterzeichneten formellen Vertrag (Vereinbarung) nicht aus dem Bestand reserviert, und die vorgeschlagenen Optionen richten sich nach der jeweiligen Verfügbarkeit der Hotels.