Vous avez des questions ? Nous avons les réponses !
Les meilleurs moments de la journée pour organiser une cérémonie sont tôt le matin jusqu'en milieu de matinée, ou en fin d'après-midi jusqu'en début de soirée (température et luminosité idéales pour les photos en extérieur). Nous nous adaptons toutefois volontiers à vos préférences horaires (sous réserve de disponibilité).
Les mois les plus prisés à Orlando pour organiser un mariage sont mars, avril, octobre et novembre. Cela s'explique par un climat agréable et moins humide. En général, ces mois ne connaissent pas de phénomènes météorologiques extrêmes.
Notre complexe hôtelier est situé au cœur du quartier d'Epcot. Nous sommes donc les plus proches d'Epcot et d'Hollywood Studios. Si votre événement se déroule au rez-de-chaussée, en extérieur, de nombreux endroits vous permettront d'admirer les feux d'artifice d'Epcot, car ils se trouvent à proximité. Le meilleur endroit pour admirer tous les parcs à thème depuis un seul et même lieu est notre salle de réception « The Vue », située sur le toitau 15e étage de l'Swan Reserve. La réservation de ce lieu est soumise à un montant minimum de dépenses.
Tous les événements en extérieur doivent se terminer au plus tard à 22 h. Les événements organisés dans la salle de bal « Vue » doivent cesser toute diffusion sonore amplifiée au plus tard à 22 h. Tous les événements se déroulant dans une salle de bal de l'un de nos centres de congrès, quel que soit l'hôtel concerné parmi les trois, peuvent se prolonger au-delà de cette heure.
Nous proposons un montant minimum réduit pour la restauration lors des événements organisés avant 14 h ainsi que pendant les mois de juin, juillet et août. D'autres éléments peuvent également être pris en compte, tels que les contrats à court terme ou les demandes en milieu de semaine, mais cela n'est pas garanti.
Nous proposons une réduction sur la restauration à tous les membres du personnel des hôtels Swan & Dolphin et de l'Swan Reserve , aux membres du personnel d'Walt Disney World , aux militaires en service actif ainsi qu'aux employés de Marriott (sur présentation d'un justificatif d'emploi valide délivré par ces entreprises).
Nous organisons des mariages de toutes tailles et vous accordons un délai de réservation généreux. Nous vous proposons de réserver jusqu’à deux ans à l’avance pour nos salles de réception et de réunion intérieures, et jusqu’à un an à l’avance pour nos espaces extérieurs. Remarque : la disponibilité dépend de la date souhaitée, de la taille de votre événement et du lieu choisi.
Notre équipe spécialisée dans les mariages est en mesure de répondre aux demandes de restauration et d’organisation de mariage de dernière minute. Nous préférons toutefois être prévenus à l’avance : 3 semaines pour les cérémonies et 2 mois pour les réceptions de mariage. Nous faisons de notre mieux pour répondre à toutes les demandes de dernière minute. Les « micro-mariages » et les réceptions de mariage sont réservés en fonction de la taille de l’événement, de la disponibilité de nos salles de réception et de nos espaces extérieurs, ainsi que de la disponibilité des équipes chargées de ces événements. Remarque : les jours fériés et les week-ends constituent des périodes de forte affluence pour notre établissement et sont généralement réservés longtemps à l’avance.
Il n’est pas nécessaire d’être client de notre complexe hôtelier pour y organiser votre micro-mariage, votre cérémonie de mariage ou votre réception de mariage. Nous sommes situés au cœur du quartier d’Epcot Resort, à quelques minutes à pied des hôtels Disney’s Boardwalk, Yacht et Beach. Vous pouvez également rejoindre facilement notre établissement grâce au bateau « Friendship » gratuit, qui effectue des allers-retours depuis Hollywood Studios et Epcot. Nous proposons également un service gratuit de navette en autocar depuis et vers les quatre parcs à thème ainsi que Disney Springs.
Pour un « micro-mariage » (c'est-à-dire un mariage comptant moins de 20 invités et réservé un an à l'avance), nous demandons un acompte non remboursable de 50 % du prix de la formule choisie. Pour les cérémonies et réceptions, un acompte non remboursable de 25 % du montant des frais de location du lieu de cérémonie et du forfait minimum de restauration est dû à la signature du contrat. La réservation de votre contrat de mariage s'effectue auprès d'un responsable commercial du service traiteur, par l'intermédiaire du service traiteur.
Dans le cadre de votre contrat, pour une réception en extérieur, l'hôtel s'engage à toujours mettre à votre disposition un espace intérieur de secours au sein même de l'établissement. Cet espace pourra accueillir l'ensemble de vos invités en cas d'intempéries. Les intempéries peuvent inclure la pluie, une chaleur ou un froid extrêmes, des vents violents, des orages à moins de 20 miles ou tout autre type de phénomène météorologique violent dans la région.
L'hôtel n'impose aucune limite quant au nombre d'invités pour les mariages. Nous proposons des formules de mariage adaptées à tous les besoins, qu'il s'agisse de « micro-mariages » ou de réceptions de grande envergure. L'hôtel dispose d'une grande variété d'espaces intérieurs et extérieurs répartis sur l'ensemble du domaine, permettant d'accueillir des réceptions de toutes tailles, de 2 à 1 000 invités.
Il est possible de réserver un « micro-mariage » ou une cérémonie de mariage à l’hôtel sans avoir à réserver une réception de mariage complète. Nous proposons des formules de mariage adaptées à toutes les tailles de cérémonie. Comme alternative à une réception de mariage complète, l'hôtel propose des salles à manger privées (PDR) dans tous nos restaurants emblématiques situés sur place. Ces salles peuvent accueillir jusqu'à 100 convives et nos restaurants proposent une grande variété de thèmes et de cuisines, telles que la cuisine italienne, les fruits de mer, les steaks, la cuisine mexicaine et méditerranéenne. Cela peut constituer une alternative à la réservation d'une formule de réception complète.
Nous vous recommandons de réserver soit une salle de réunion auprès du responsable commercial de la restauration, soit une chambre d'hôtel ou une suite dans l'un de nos trois hôtels via notre service de réservation. La salle de réunion peut être réservée dans n'importe lequel de nos trois hôtels. Le responsable commercial de la restauration propose une formule « menu de salle de réunion ». Cette formule comprend la location de la salle de réunion ainsi que des boissons et des collations légères tout au long de la journée pour un maximum de 10 invités. Il est possible d’ajouter des invités supplémentaires moyennant un supplément. La salle de réunion sera choisie en fonction de la taille du cortège nuptial et sera aménagée avec des tables, des chaises et des coiffeuses pour accueillir les équipes de coiffure et de maquillage. Quant à la suite, elle est équipée du mobilier existant dans le salon, et les repas et boissons peuvent être commandés moyennant un supplément, avec deux options au choix : 1. commande préalable auprès de l’équipe de restauration pour un service de banquet complet ; ou 2. commande préalable en ligne via notre application mobile Swan & Dolphin pour une livraison de repas à la date, à l’heure et à l’endroit de votre choix.
Les parkings de nos trois hôtels sont clôturés et le stationnement sur place est payant pour tous les visiteurs. La gestion du parking est assurée par un prestataire tiers et des frais s’appliquent pour le stationnement en libre-service à la journée, ainsi que pour le service de voiturier à la journée et de nuit. Ces tarifs s’appliquent par véhicule et sont susceptibles d’être modifiés chaque année. Le tarif en vigueur au moment de la signature de votre contrat est celui qui s’appliquera à votre événement. Des tarifs de stationnement réduits et des laissez-passer de stationnement pour les prestataires sont disponibles pour les mariages ; ils vous seront communiqués par le responsable commercial de la restauration lors de la signature du contrat pour votre événement.
Les billets et les réductions pour l'accès aux parcs à thème et attractions de Walt Disney World® ne sont pas inclus dans les formules de mariage. Les futurs mariés peuvent acheter leurs billets en ligne à l'avance, ou dans l'une de nos boutiques Disney Gift situées dans les halls des hôtels Swan ou Dolphin dès leur arrivée sur place. Malheureusement, l'Walt Disney World ne propose pas de billets à tarif réduit ni de billets gratuits pour les parcs à thème dans le cadre des mariages et autres événements festifs.
La législation de Floride stipule qu'une licence est nécessaire pour se marier légalement. Les conditions d'octroi de la licence de mariage ainsi que les frais correspondants sont indiqués sur le site Internet du greffe des tribunaux de Floride. Ce site propose une fiche d'information destinée à vous aider à comprendre les exigences légales et à répondre aux questions les plus fréquemment posées.
Informations sur le contingent de chambres
Il est possible de réserver un contingent de chambres à des tarifs préférentiels pour un mariage. Pour pouvoir bénéficier d'un contingent de chambres, vous devez réserver au moins 10 chambres pour une nuit de forte affluence au cours de votre séjour. Le tarif préférentiel applicable à votre contingent de chambres fait l'objet d'un contrat distinct conclu avec un responsable des ventes de groupe par l'intermédiaire du service commercial.
Pour pouvoir bénéficier d'un contingent de chambres réservé au groupe et d'un tarif de groupe, il faut réserver au moins 10 chambres pour au moins une nuit de haute saison.
D'après notre expérience, les « nuits de pointe » pour les mariages ou les événements sociaux correspondent généralement à la veille de l'événement et à la nuit de l'événement. Certains contingents de chambres peuvent inclure quelques chambres 1 à 2 jours avant la veille de l'événement et 1 à 2 nuits après la nuit de l'événement, selon les préférences. Vous trouverez ci-dessous un exemple de contingent de chambres pour un groupe :
- *Exemple de besoins en chambres par nuit*
ii. Deux nuits le jour de l'événement – 4 chambres
iii. La nuit PRÉCÉDANT l'événement – 10 chambres
iv. La nuit DE l'événement – 10 chambres
v. Une nuit APRÈS le jour de l'événement – 3 chambres
vi. Deux nuits APRÈS le jour de l'événement – Tous les clients ont désormais quitté l'hôtel
L'établissement ne peut garantir la réservation d'un contingent de chambres pour un groupe avant la réception du contrat (accord) signé. Une fois les besoins en chambres par nuit communiqués, l'équipe commerciale vérifiera la disponibilité des chambres dans les trois hôtels ( Walt Disney World , Swan, Dolphin et Swan Reserve) et proposera à votre attention toutes les options tarifaires de groupe disponibles selon les disponibilités. Aucune chambre ne sera réservée hors de l'inventaire sans contrat officiel signé (accord) et les options proposées dépendent de la disponibilité continue de l'hôtel.