¿Tiene preguntas? Tenemos respuestas.
Los mejores momentos del día para celebrar una ceremonia son a primera hora de la mañana hasta media mañana, o a última hora de la tarde hasta el atardecer (cuando la temperatura y la luz son más agradables para las fotos al aire libre). No obstante, estaremos encantados de adaptarnos a cualquier horario que prefieras (siempre que haya disponibilidad).
Los meses más populares en Orlando para celebrar una boda son marzo, abril, octubre y noviembre. Esto se debe a que el clima es agradable y menos húmedo. Por lo general, en estos meses no se producen fenómenos meteorológicos extremos.
Nuestro complejo turístico está situado en el corazón de la zona turística de Epcot. Por lo tanto, somos los más cercanos a Epcot y a Hollywood Studios. Si tu evento se celebra a pie de calle, al aire libre, hay muchos lugares desde los que ver los fuegos artificiales de Epcot, ya que están muy cerca. El mejor lugar para ver todos los parques temáticos desde un mismo sitio sería nuestro salón de baile de la azotea, situado en la planta15, «The Vue», en el Swan Reserve. Para reservar este espacio se requiere un gasto mínimo.
Todos los eventos al aire libre deben finalizar antes de las 22:00 h. Los eventos que se celebren en el salón de baile «Vue» deben finalizar, en lo que respecta al sonido amplificado, antes de las 22:00 h. Todos los eventos que tengan lugar en un salón de baile de uno de nuestros centros de convenciones, en cualquiera de los tres hoteles, pueden prolongarse más allá de esa hora.
Ofrecemos un importe mínimo de comida y bebida más bajo para los eventos que tengan lugar antes de las 14:00 h y durante los meses de junio, julio y agosto. También se tienen en cuenta los contratos a corto plazo o las solicitudes entre semana, aunque no se garantizan.
Ofrecemos descuentos en comida y bebida a todos los miembros del equipo de Swan & Dolphin y Swan Reserve , a los miembros del equipo de Walt Disney World , al personal militar en activo y a los empleados de Marriott (previa presentación de un documento de identificación válido que acredite su relación laboral con dichas empresas).
Organizamos bodas de cualquier tamaño y disponemos de un amplio plazo para reservar tu evento. Ofrecemos la posibilidad de reservar con dos años de antelación para nuestros salones de baile y salas de reuniones interiores, y con un año de antelación para nuestros espacios al aire libre . Nota: La disponibilidad depende de la fecha deseada, el tamaño del evento y el lugar elegido.
Nuestro equipo de bodas está capacitado para gestionar solicitudes de catering y bodas de última hora. Preferimos que se nos avise con antelación: 3 semanas para las ceremonias y 2 meses para los banquetes de boda. Hacemos todo lo posible por atender todas las solicitudes con poca antelación. Las «microbodas» y los banquetes de boda se reservan en función del tamaño del evento, la disponibilidad de nuestros salones de baile y espacios al aire libre, así como la disponibilidad de los equipos de bodas y eventos que se encargan de estos actos. Nota: Los días festivos y los fines de semana son épocas de máxima afluencia en nuestro establecimiento y suelen reservarse con mucha antelación.
No es necesario que te alojes en el complejo para celebrar tu microboda, ceremonia nupcial o banquete de boda en nuestros hoteles. Estamos situados en la zona del complejo Epcot y a poca distancia a pie de los hoteles Disney’s Boardwalk, Yacht y Beach. También puedes llegar fácilmente a nuestro establecimiento mediante el servicio gratuito de barco «Friendship», que recoge y deja a los pasajeros en Hollywood Studios y Epcot. Además, ofrecemos un servicio gratuito de autobús que recoge y deja a los huéspedes en los cuatro parques temáticos y en Disney Springs.
Para una «micro boda» (es decir, con menos de 20 invitados y reservada con un año de antelación), se requiere un depósito no reembolsable del 50 % del precio del paquete seleccionado. Para ceremonias y recepciones, se debe abonar un depósito no reembolsable del 25 % del precio del alquiler del lugar de la ceremonia y del importe mínimo de comida y bebida en el momento de la firma del contrato. La reserva de tu contrato de boda se realiza a través del departamento de catering con un responsable de ventas de catering.
Como parte de tu contrato, en el caso de una celebración al aire libre, el hotel siempre reservará un espacio interior como alternativa en caso de mal tiempo. Este espacio tendrá capacidad para acoger a todos los invitados a tu boda en caso de que las condiciones meteorológicas sean adversas. Se consideran condiciones meteorológicas adversas la lluvia, el calor o el frío extremos, el viento excesivo, los rayos en un radio de 20 millas u otros tipos de fenómenos tormentosos en la zona.
El hotel no limita el número de invitados a las bodas. Disponemos de paquetes de boda que se adaptan a todas las necesidades en cuanto al número de invitados, desde «microbodas» hasta recepciones a gran escala. El hotel cuenta con una gran variedad de espacios interiores y exteriores repartidos por todo el recinto para acoger eventos tipo recepción de todos los tamaños, desde 2 hasta 1.000 invitados.
Se puede reservar una «micro boda» o una ceremonia nupcial en el hotel sin necesidad de reservar una recepción de boda completa. Disponemos de paquetes de boda adaptados a celebraciones de cualquier tamaño. Como alternativa a un banquete de boda completo, el hotel ofrece la opción de salones privados (PDR) en todos nuestros restaurantes exclusivos del establecimiento. Estos salones tienen capacidad para hasta 100 invitados y nuestros restaurantes cuentan con una gran variedad de temáticas y cocinas, como la italiana, la de marisco, la de carnes, la mexicana y la mediterránea. Esta podría ser una opción frente a la contratación de un paquete de banquete completo.
Recomendamos reservar una sala de reuniones a través del responsable de ventas de catering, una habitación de hotel o una suite en cualquiera de nuestros tres hoteles a través del departamento de reservas. En cuanto a la sala de reuniones, se puede reservar en cualquiera de nuestros tres hoteles. El responsable de ventas de catering ofrece un paquete de menú para la sala de reuniones. Este paquete incluye el alquiler de la sala de reuniones, así como bebidas y aperitivos ligeros durante todo el día para un máximo de 10 invitados. Se pueden añadir invitados adicionales previo pago de un suplemento. La sala de reuniones se seleccionará en función del tamaño del grupo de la boda y se equipará con mesas, sillas y tocadores para dar cabida a los equipos de peluquería y maquillaje. En cuanto a la suite, se utilizará el mobiliario existente en la sala de estar y se podrá solicitar comida y bebida con un coste adicional, con dos opciones: 1. pedido previo al equipo de catering para un servicio completo de banquete o 2. pedido previo en línea a través de nuestra aplicación móvil de restauración Swan & Dolphin para que se entregue la comida el día, a la hora y en el lugar que se solicite.
Los aparcamientos de nuestros tres hoteles están vallados y se aplica una tarifa por aparcar en las instalaciones para todas las visitas. El servicio de aparcamiento lo gestiona una empresa externa y se aplica una tarifa por el aparcamiento sin servicio de valet durante el día, así como por el servicio de valet diurno y nocturno. Estas tarifas se calculan por vehículo y están sujetas a cambios cada año. La tarifa vigente en el momento de la firma del contrato será la que se aplique a su evento. Para los eventos de boda hay disponibles tarifas de aparcamiento con descuento y pases de aparcamiento para proveedores, que le comunicará el responsable de ventas de catering al contratar su evento.
Las entradas y los descuentos para acceder a cualquiera de los parques temáticos y atracciones de Walt Disney World® no están incluidos en los paquetes de boda. Los novios pueden adquirir las entradas por Internet con antelación o en una de nuestras tiendas Disney Gift, situadas en los vestíbulos del Swan o del Dolphin, una vez que lleguen al complejo. Lamentablemente, « Walt Disney World » no ofrece entradas con descuento ni gratuitas para los parques temáticos con motivo de bodas y eventos sociales.
La legislación de Florida establece que es necesario disponer de una licencia para contraer matrimonio legalmente. Las condiciones para la expedición de la licencia matrimonial y las tasas correspondientes se pueden consultar en la página web de la Secretaría de los Tribunales de Florida. Esta página web ofrece una hoja informativa para ayudarte a comprender los requisitos legales y responder a las preguntas más frecuentes.
Información sobre el bloque de habitaciones
Se pueden organizar bloques de habitaciones con tarifas especiales con descuento para una boda. Para poder optar a un bloque de habitaciones, debes reservar al menos 10 habitaciones o más en una noche de máxima ocupación durante tu estancia. La tarifa especial con descuento para tu bloque de habitaciones se reserva mediante un contrato independiente con un responsable de ventas para grupos a través del Departamento de Ventas.
Para poder optar a un bloque de habitaciones para grupos y a una tarifa de grupo, se requiere un mínimo de 10 habitaciones en al menos una noche de máxima ocupación.
Por experiencia, la mayoría de las «noches de mayor afluencia» en bodas o eventos sociales se producen la noche anterior al evento y la noche del evento. Algunos bloques de habitaciones incluirán unas cuantas habitaciones entre 1 y 2 días antes de la noche anterior y entre 1 y 2 noches después de la noche del evento, según las preferencias. A continuación se muestra un ejemplo de un bloque de habitaciones para grupos:
- *Ejemplo de necesidades de reserva de habitaciones por noche*
ii. Dos noches el día del evento: 4 habitaciones
iii. La noche anterior al evento: 10 habitaciones
iv. La noche del evento: 10 habitaciones
v. Una noche después del día del evento: 3 habitaciones
vi. Dos noches después del día del evento: todos los huéspedes ya han abandonado el hotel
El complejo no puede garantizar un bloque de habitaciones para grupos hasta que se haya devuelto el contrato (acuerdo) firmado. Una vez que se faciliten las necesidades de habitaciones por noche, el equipo de ventas revisará la disponibilidad de habitaciones en los tres hoteles (The Walt Disney World Swan, Dolphin y Swan Reserve) y presentará todas las opciones de tarifas de grupo disponibles para su consideración. No se reservarán habitaciones fuera del inventario sin un contrato formal firmado (acuerdo) y las opciones propuestas dependen de la disponibilidad continua del hotel.