Hai delle domande? Noi abbiamo le risposte!
I momenti migliori della giornata per celebrare una cerimonia sono la mattina presto o a metà mattina, oppure nel tardo pomeriggio o all’inizio della sera (quando la temperatura e la luce sono ideali per le foto all’aperto). Tuttavia, saremo lieti di venire incontro a qualsiasi vostra preferenza oraria (in base alla disponibilità).
I mesi più gettonati a Orlando per organizzare un matrimonio sono marzo, aprile, ottobre e novembre. Ciò è dovuto al clima piacevole e meno umido. In genere, in questi mesi non si verificano fenomeni meteorologici estremi.
Il nostro resort si trova nel cuore dell’area di Epcot. Siamo quindi i più vicini a Epcot e agli Hollywood Studios. Se il vostro evento si svolge al piano terra, all’aperto, ci sono molti punti da cui ammirare i fuochi d’artificio di Epcot, dato che si trovano nelle vicinanze. Il punto migliore per ammirare tutti i parchi a tema da un’unica posizione è la nostra sala da ballo sul tettoal 15° piano, “The Vue”, presso l’ Swan Reserve. Per prenotare questa location è richiesta una spesa minima.
Tutti gli eventi all'aperto devono terminare entro le 22:00. Gli eventi che si svolgono nella sala da ballo Vue devono terminare, per quanto riguarda l'uso di impianti di amplificazione, entro le 22:00. Tutti gli eventi che si svolgono in una sala da ballo di uno dei nostri centri congressi in uno qualsiasi dei tre hotel possono protrarsi oltre tale orario.
Offriamo un importo minimo ridotto per cibo e bevande per gli eventi che si svolgono prima delle 14:00 e nei mesi di giugno, luglio e agosto. Si prendono in considerazione anche contratti a breve termine o richieste per giorni infrasettimanali, ma senza alcuna garanzia.
Offriamo uno sconto su cibo e bevande a tutti i membri del cast di Swan & Dolphin e dell’ Swan Reserve , ai membri del cast dell’ Walt Disney World , al personale militare in servizio attivo e ai dipendenti Marriott (previa presentazione di un documento di identità che attesti l’impiego presso tali aziende).
Organizziamo matrimoni di ogni dimensione e offriamo un ampio margine di tempo per prenotare il vostro evento. Offriamo la possibilità di prenotare con 2 anni di anticipo per la nostra sala da ballo al coperto e la sala riunioni, e con 1 anno di anticipo per le nostre location all’aperto. Nota: la disponibilità dipende dalla data desiderata, dalle dimensioni dell’evento e dalla location preferita.
Il nostro team dedicato ai matrimoni è in grado di gestire richieste di catering e servizi matrimoniali con breve preavviso. Preferiamo ricevere un preavviso di: 3 settimane per le cerimonie e 2 mesi per i ricevimenti di nozze. Facciamo del nostro meglio per soddisfare tutte le richieste con breve preavviso. I micro-matrimoni e i ricevimenti di nozze vengono prenotati in base alle dimensioni dell’evento, alla disponibilità delle nostre sale da ballo e degli spazi all’aperto, nonché alla disponibilità dei team dedicati ai matrimoni e agli eventi che si occupano di questi eventi. Nota: i giorni festivi e i fine settimana sono periodi di punta per la nostra struttura e vengono solitamente prenotati con largo anticipo.
Non è necessario essere ospiti del resort per organizzare il proprio micro-matrimonio, la cerimonia nuziale o il ricevimento di nozze presso i nostri hotel. Ci troviamo nell’area dell’Epcot Resort, a pochi passi dagli hotel Disney’s Boardwalk, Yacht e Beach. È inoltre possibile raggiungere facilmente la nostra struttura tramite il servizio navetta gratuito “Friendship”, che effettua fermate presso gli Hollywood Studios e Epcot. Offriamo inoltre un servizio gratuito di navetta in pullman da e verso tutti e quattro i parchi a tema e Disney Springs.
Per un “micro-matrimonio” (ovvero con meno di 20 invitati e prenotato con un anno di anticipo) è richiesto un acconto non rimborsabile pari al 50% del prezzo del pacchetto scelto. Per le cerimonie e i ricevimenti, al momento della firma del contratto è dovuto un acconto non rimborsabile pari al 25% del costo della location per la cerimonia e del forfait minimo per cibo e bevande. Il contratto di matrimonio viene stipulato con un responsabile commerciale del catering tramite il reparto catering.
Come parte integrante del contratto, in caso di location all’aperto, l’hotel provvederà sempre a garantire uno spazio alternativo al coperto all’interno della struttura. Tale spazio sarà in grado di ospitare l’intero numero di invitati al matrimonio in caso di condizioni meteorologiche avverse. Per condizioni meteorologiche avverse si intendono pioggia, caldo o freddo estremi, vento eccessivo, fulmini entro un raggio di 20 miglia o altri tipi di fenomeni temporaleschi nella zona.
L'hotel non pone limiti al numero degli invitati al matrimonio. Offriamo pacchetti matrimoniali adatti a tutte le esigenze, sia per matrimoni intimi che per ricevimenti su larga scala. L'hotel dispone di una varietà di spazi interni ed esterni distribuiti in tutta la struttura, in grado di ospitare eventi di ogni dimensione, da 2 a 1.000 invitati.
È possibile prenotare un “micro-matrimonio” o una cerimonia nuziale presso l’hotel senza dover prenotare un ricevimento di nozze completo. Disponiamo di pacchetti matrimoniali adatti a matrimoni di ogni dimensione. In alternativa a un ricevimento di nozze completo, l’hotel offre la possibilità di utilizzare sale da pranzo private (PDR) presso tutti i nostri ristoranti esclusivi presenti nella struttura. Queste sale possono ospitare fino a 100 ospiti e i nostri ristoranti propongono una varietà di temi e cucine, tra cui italiana, a base di pesce, di carne, messicana e mediterranea. Questa potrebbe essere un’opzione valida in alternativa alla prenotazione di un pacchetto completo per il ricevimento.
Consigliamo di prenotare una sala riunioni tramite il responsabile delle vendite del catering, una camera d’albergo o una suite in uno qualsiasi dei nostri tre hotel tramite il servizio prenotazioni. La sala riunioni può essere riservata in uno qualsiasi dei nostri tre hotel. Il responsabile delle vendite del catering offre un pacchetto “Getting Room Menu”. Questo pacchetto include l’affitto della sala riunioni, nonché bevande e spuntini leggeri per tutta la giornata per un massimo di 10 ospiti. È possibile aggiungere ulteriori ospiti a un costo aggiuntivo. La sala riunioni verrà scelta in base al numero degli invitati al matrimonio e sarà allestita con tavoli, sedie e postazioni con specchio per accogliere i team di parrucchieri e truccatori. Per quanto riguarda la suite, verrà utilizzato l’arredamento già presente nella zona salotto, mentre cibo e bevande potranno essere ordinati a un costo aggiuntivo con due opzioni: 1. ordinazione anticipata presso il team di catering per un servizio di banchetto completo oppure 2. ordinazione anticipata online tramite la nostra app mobile Swan & Dolphin per la consegna di cibo nel giorno, all’ora e nel luogo da voi indicati.
I parcheggi di tutti e tre i nostri hotel sono recintati ed è prevista una tariffa per il parcheggio in struttura per tutte le visite. Il servizio di parcheggio è gestito da una società esterna e sono previste tariffe per il parcheggio autonomo giornaliero, il servizio di parcheggio con conducente giornaliero e quello notturno. Tali tariffe si intendono per veicolo e sono soggette a variazioni ogni anno. La tariffa in vigore al momento della firma del contratto è quella che verrà applicata per il vostro evento. Per gli eventi nuziali sono disponibili tariffe di parcheggio scontate e pass di parcheggio per i fornitori, che vi saranno comunicati dal responsabile delle vendite del catering al momento della stipula del contratto per il vostro evento.
I biglietti e gli sconti per l’ingresso a qualsiasi parco a tema e attrazione di Walt Disney World® non sono inclusi nei pacchetti matrimoniali. I biglietti possono essere acquistati dagli sposi online in anticipo oppure presso uno dei nostri negozi Disney Gift situati nelle hall dello Swan o del Dolphin una volta arrivati in struttura. Purtroppo, l’ Walt Disney World non offre biglietti scontati o gratuiti per i parchi a tema in occasione di matrimoni ed eventi sociali.
La legge della Florida prevede che sia necessaria una licenza per contrarre matrimonio in modo legale. Le condizioni per il rilascio della licenza di matrimonio e le relative tariffe sono riportate sul sito web del Clerk of Courts della Florida. Questo sito mette a disposizione una scheda informativa per aiutarti a comprendere i requisiti di legge e a rispondere alle domande più frequenti.
Informazioni sul blocco di camere
È possibile riservare un contingente di camere a tariffe scontate speciali in occasione di un matrimonio. Per poter usufruire di tale contingente, è necessario prenotare almeno 10 camere in una delle notti di punta durante il soggiorno. La tariffa speciale scontata per il contingente di camere viene concordata tramite un contratto separato con un responsabile delle vendite di gruppo, tramite l’Ufficio Vendite.
Per poter beneficiare di un contingente di camere riservato al gruppo e della tariffa di gruppo, è necessario prenotare almeno 10 camere in almeno una notte di alta stagione.
Per esperienza, la maggior parte delle “notti di punta” relative a matrimoni o eventi sociali ricade nella notte precedente l’evento vero e proprio e nella notte dell’evento stesso. Alcuni blocchi di camere possono includere un numero limitato di camere 1-2 giorni prima della notte precedente e 1-2 notti dopo la notte dell’evento, a seconda delle preferenze. Di seguito è riportato un esempio di blocco di camere per gruppi:
- *Esempio delle esigenze relative al blocco di camere per notte*
ii. Due notti nel giorno dell’evento – 4 camere
iii. NOTTE PRIMA dell’evento – 10 camere
iv. NOTTE DELL’EVENTO – 10 camere
v. Una notte dopo il giorno dell’evento – 3 camere
vi. Due notti dopo il giorno dell’evento – Tutti gli ospiti hanno ormai effettuato il check-out
Il Resort non è in grado di garantire un blocco di camere per gruppi prima della restituzione del contratto (accordo) firmato. Una volta comunicate le esigenze relative al numero di camere per notte, il team commerciale verificherà la disponibilità delle camere in tutti e tre gli hotel ( Walt Disney World , Swan, Dolphin e Swan Reserve) e presenterà tutte le opzioni di tariffa di gruppo “run of house” disponibili per la valutazione. Le camere non vengono riservate al di fuori dell’inventario senza un contratto formale firmato (accordo) e le opzioni proposte sono subordinate alla disponibilità continua dell’hotel.